NOTICE “HIPAA”

CETTE NOTICE DÉCRIT COMMENT LES INFORMATIONS MÉDICALES VOUS CONCERNANT PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET COMMUNIQUÉES ET COMMENT VOUS POUVEZ AVOIR ACCÈS À CES INFORMATIONS. VEUILLEZ LA LIRE ATTENTIVEMENT.

La loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) fournit des normes sur la manière dont les informations médicales doivent être utilisées et communiquées par les prestataires de soins de santé, les régimes d’assurance maladie et autres entités couvertes.  Lyra Clinical Associates P.C., Lyra Clinical of MA, P.C., et Lyra Clinical of New Jersey, P.C. (ci-après dénommés « LCA ») sont des prestataires de soins de santé qui peuvent fournir directement des services de soins de santé par l’intermédiaire de leur personnel ou par le biais de contrats avec des prestataires agréés pour la fourniture de services de soins de santé.  Cette notice sur les pratiques de confidentialité (« Notice ») de la loi HIPAA vous indique comment nous pouvons utiliser et communiquer vos Données de santé protégées (« DSP ») et comment vous pouvez en savoir plus sur vos droits et vos choix. Parfois, LCA peut travailler avec un fournisseur tiers sous contrat pour vous fournir des services.  Dans la mesure où il existe un conflit entre la présente notice et celle d’un fournisseur tiers sous contrat concernant le traitement de vos DSP, la notice sur les pratiques de confidentialité la plus restrictive concernant l’utilisation, l’accès et la communication de vos DSP s’appliquera.

Nos utilisations et communications

LCA collectera auprès de vous des DSP, qui comprennent, mais sans nécessairement s’y limiter, votre nom, votre âge, votre sexe, vos coordonnées, les problèmes pour lesquels vous demandez de l’aide, ainsi que les progrès et les résultats de votre traitement, et les utilisera ou les partagera pour les finalités suivantes :

• Traitement. Nous pouvons utiliser vos DSP et les partager avec d’autres professionnels ou programmes qui vous traitent, par exemple lorsque vous êtes orienté vers un autre professionnel de la santé mentale pour un traitement supplémentaire.
• Faire fonctionner notre organisation. Nous pouvons utiliser et partager vos DSP pour soutenir nos opérations commerciales, c’est-à-dire pour gérer notre organisation, améliorer nos offres aux clients, améliorer vos soins et la coordination de vos soins, et vous contacter si nécessaire, par exemple en utilisant vos DSP pour gérer votre traitement et vos services.
• Facturation et paiement. Nous pouvons utiliser et partager vos DSP pour confirmer l’éligibilité aux services et pour assurer un paiement correct aux prestataires.  Par exemple, nous pouvons demander des informations à votre régime d’assurance maladie ou à votre employeur afin de confirmer votre éligibilité à des services.

Autres utilisations et divulgations

Nous avons le droit ou l’obligation de partager vos informations d’autres manières, généralement dans le but de contribuer au bien public, comme la santé publique et la recherche. Nous devons remplir de nombreuses conditions prévues par la loi avant de pouvoir partager vos informations à ces fins. Pour plus d’informations, voir : www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.  

Voici les façons dont nous pouvons partager vos informations :

• Aide pour les questions de santé et de sécurité publiques : nous pouvons partager les informations de santé vous concernant dans certaines situations telles que le signalement d’une suspicion d’abus, de négligence ou de violence domestique, la prévention ou la réduction d’une menace sérieuse pour la santé ou la sécurité d’une personne, le signalement de réactions indésirables à des médicaments, la prévention de maladies et l’aide en cas de rappel de produits.
• Faire des recherches : nous pouvons utiliser ou partager vos informations pour la recherche sur la santé, à condition que votre employeur nous ait autorisés à utiliser les informations pour cette finalité.
• Se conformer à la loi : nous partagerons les informations vous concernant si les lois de l’État ou les lois fédérales l’exigent, y compris avec le Department of Health and Human Services (ministère de la Santé et des Services sociaux) s’il veut s’assurer que nous respectons la loi fédérale sur la protection de la vie privée.
• Répondre aux demandes de dons d’organes et de tissus : nous pouvons partager des informations sur votre santé avec des organismes de collecte d’organes.
• Travailler avec un médecin légiste ou un directeur funéraire : nous pouvons partager des informations sur la santé avec un coroner, un médecin légiste ou un directeur funéraire lorsqu’une personne décède.
• Répondre aux demandes d’indemnisation des accidents du travail, d’application de la loi et autres demandes gouvernementales : nous pouvons utiliser ou partager les informations de santé vous concernant pour les demandes d’indemnisation des accidents du travail ; à des fins d’application de la loi ou avec un responsable de l’application de la loi ; avec des organismes de surveillance de la santé pour des activités autorisées par la loi ; et pour des fonctions gouvernementales spéciales telles que les services militaires, de sécurité nationale et de protection présidentielle.
• Répondre aux poursuites judiciaires et aux actions en justice : nous pouvons partager des informations sur votre santé en réponse à une ordonnance judiciaire ou administrative, ou en réponse à une assignation à comparaître.

Vos choix

Pour certaines informations de santé, vous avez à la fois le droit et le choix de nous demander de partager vos DSP avec votre famille, vos amis proches ou d’autres personnes impliquées dans vos soins ; de partager vos DSP dans le cadre d’une situation de secours en cas de catastrophe ; et de vous contacter ou non dans le cadre de collectes de fonds.  Si vous n’êtes pas en mesure de nous dire votre préférence, nous pouvons aller de l’avant et partager vos informations si nous pensons que c’est dans votre meilleur intérêt.  

Utilisations et communications nécessitant une autorisation

Dans ces cas, nous ne partagerons vos DSP que si vous nous en donnez l’autorisation écrite : à des fins de marketing ; pour la vente de vos informations ; et pour tout partage des notes de psychothérapie d’un professionnel de la santé mentale.  Vous pouvez révoquer ou restreindre l’autorisation de communiquer vos DSP pour ces finalités à tout moment, mais cela n’affectera pas les informations que nous avons déjà utilisées et communiquées en vertu d’une autorisation précédente.

Vos droits

Vous avez certains droits concernant les DSP que nous conservons à votre sujet, y compris les droits à :

• Obtenir une copie électronique ou papier de votre dossier médical. Vous pouvez demander à voir ou à obtenir une copie électronique ou papier de votre dossier médical et des autres informations de santé que nous détenons à votre sujet. Nous contacter aux coordonnées fournies ci-dessous pour nous demander comment procéder. Nous vous fournirons une copie ou un résumé de vos informations médicales, généralement dans les 30 jours suivant votre demande. Nous pouvons facturer des frais raisonnables pour couvrir les coûts.
• Nous demander de corriger vos dossiers médicaux et autres. Vous pouvez nous demander de corriger des informations sur votre santé ou d’autres informations vous concernant qui, selon vous, sont incorrectes ou incomplètes. Nous contacter aux coordonnées fournies ci-dessous pour nous demander comment procéder. Il se peut que nous refusions votre demande, mais nous vous donnerons la raison par écrit dans les 60 jours. 
• Demander des communications confidentielles. Vous pouvez nous demander de vous contacter d’une manière spécifique (par exemple, par téléphone à domicile ou au bureau) ou d’envoyer du courrier à une adresse différente. Nous répondrons « oui » à toutes les demandes raisonnables.
• Nous demander de limiter ce que nous utilisons ou partageons.  Vous pouvez nous demander de ne pas utiliser ou partager certaines informations de santé pour le traitement, le paiement ou nos opérations. Nous ne sommes pas tenus d’accepter votre demande et nous pouvons refuser si cela affecte vos soins. 
• Obtenir une liste de ceux avec qui nous avons partagé des informations.  Vous pouvez demander une liste (comptabilité) des fois où nous avons partagé vos informations de santé pendant les six années précédant la date de votre demande, avec qui nous les avons partagées et pourquoi. Nous inclurons toutes les communications à l’exception de celles concernant le traitement, le paiement et les opérations de soins de santé, et certaines autres communications (telles que celles que vous nous avez demandées de faire). Nous vous fournirons gratuitement une comptabilité par an, mais nous vous facturerons des frais raisonnables pour couvrir les coûts, si vous en demandez une autre dans les 12 mois.
• Obtenir une copie de cette Notice de confidentialité.  Vous pouvez demander une copie papier de cette Notice à tout moment, même si vous avez accepté de recevoir la notice par voie électronique. Nous vous fournirons rapidement une copie papier.
• Choisir une personne pour agir à votre place.  Si vous avez donné une procuration médicale à quelqu’un ou si quelqu’un est votre tuteur légal, cette personne peut exercer vos droits et faire des choix concernant vos informations de santé. Nous nous assurerons que la personne a cette autorité et peut agir pour vous avant de prendre toute mesure.
• Déposer une plainte si vous estimez que vos droits sont violés. Vous pouvez vous plaindre si vous pensez que nous avons violé vos droits en nous contactant en utilisant les informations ci-dessous. Vous pouvez déposer une plainte auprès du Bureau des droits civils du Département américain de la santé et des services sociaux (U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights) en envoyant une lettre au 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, en appelant le 1 877 696 6775, ou en visitant www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.  Nous n’exercerons pas de représailles à votre encontre pour avoir déposé une plainte.

Nos responsabilités

Nous sommes tenus par les lois fédérales et étatiques de préserver la confidentialité et la sécurité de vos DSP.  Si la loi de votre État vous donne des droits plus importants que ceux énumérés dans la présente Notice, nous nous conformerons à la loi de votre État. Nous vous informerons rapidement en cas de violation susceptible de compromettre la confidentialité ou la sécurité de vos DSP. Nous devons respecter les obligations et les pratiques de confidentialité décrites dans cette Notice et vous en donner une copie.  Nous n’utiliserons ou ne partagerons pas vos informations autrement que de la manière décrite ici, sauf si vous nous en donnez l’autorisation par écrit. Si vous nous dites que nous le pouvons, vous pouvez changer d’avis à tout moment. Faites-nous savoir par écrit si vous changez d’avis.  Pour plus d’informations, voir : www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Dans certaines circonstances, nos clients qui parrainent les services offerts par LCA peuvent avoir demandé des limitations supplémentaires sur notre utilisation et notre communication de DSP que les scénarios décrits dans cette Notice. En cas d’incompatibilité entre la présente Notice et les conditions des accords que nous avons conclus avec nos clients ou la politique de confidentialité d’un régime d’assurance maladie collectif souscris par l’employeur applicable, les conditions de ces documents prévaudront.

Modifications de la présente Notice

LCA se réserve le droit de mettre à jour cet avis de temps à autre. Veuillez visiter cette page périodiquement afin d’être informé de tout changement. Les politiques indiquées dans la présente Notice resteront en vigueur, même si vous n’utilisez plus nos services.

Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions, ou si vous avez besoin de nous joindre pour toute autre raison, vous pouvez contacter le responsable de la protection de la vie privée (Chief Privacy Officer) à l’adresse suivante : 270 E. Lane, Burlingame, CA 94010 ; nous appeler au (800) 505 5972 ; ou nous écrire à [email protected]